بعد از صدور قبض انبار امکان اظهار کالا به گمرک فراهم می شود. جهت اظهار کالا به گمرک باید فرم تعیین شده توسط گمرک برای اظهار کالا تکمیل گردد.
در حال حاضر بسیاری از مراحل کار گمرک از طریق سامانه پنجره واحد تجارت مرزی انجام می شود و این فرم اظهارنامه نیز به صورت الکترونیک تکمیل می گردد. فرم اظهارنامه که توسط گمرک تعیین شده دارای استاندارد بین المللی بوده و در بسیاری از کشورها تحت عنوان سند واحد اداری مورد استفاده قرار می گیرد. اظهار کننده که صاحب کالا یا نماینده قانونی او می باشد می تواند با مراجعه به سایت اینترنتی پنجره واحد تجارت فرامرزی اقدام به تکمیل فرم مربوطه نماید و کالا را برابر مقررات به گمرک اظهار کند. سند واحد اداری که تحت عنوان اظهارنامه یا همان (SAD (Single Administrative Document شناخته می شود دارای بخش های متعددی است که هر یک از بخش ها به عنوان یک خانه به حساب می آید. اظهار نامه دارای ۴۹ خانه بوده که به ترتیب شماره گذاری شده و هر خانه عنوان مربوط به خود را دارد. اطلاعاتی که در خانه های SAD وارد می شود متشکل از اطلاعات عمومی و اطلاعات قلم کالا می باشد.
پس از تکمیل بخش های اظهار نامه و محاسبات لازم، اظهارنامه ثبت و شماره کوتاژ از سایت دریافت می شود. شماره کوتاژ به معنی ثبت نهایی اظهارنامه می باشد. واحد پذیرش پس از دریافت اظهارنامه امضا شده و اطمینان از کامل بودن اسناد و مندرجات اظهارنامه و صحیح بودن محاسبه حقوق ورودی متعلقه، اسناد را به اظهارنامه ضمیمه کرده و مشخصات را در دفتر ضبط اظهارنامه درج و در رایانه وارد می کند و شماره ثبت آن را با قید تاریخ در متن اظهارنامه منعکس می نماید و به سرویس ارزیابی تحویل می دهد. پس از ارزیابی اظهارنامه توسط ارزیاب و کارشناس، نتایج بررسی در اظهار نامه منعکس می شود و در صورتی اختلافی مشاهده نشود، اظهار نامه امضا می شود و میزان وجوهی که باید پرداخت شود به اظهارکننده اعلام و اظهارنامه تحویل واحد صندوق و پروانه می گردد. واحد مذکور پس از دریافت و تطبیق اسناد پرداخت یا تامین وجوه متعلقه اظهار کننده، اظهار نامه و پروانه را که بر اساس مندرجات اظهارنامه در این واحد تهیه شده است را مهر و امضا می کند. سپس اظهارنامه و پروانه به شخصی که از طرف رییس گمرک تعیین می شود تحویل تا پروانه را با اظهار نامه مطابقت دهد. در صورت صحت اقدامات انجام شده پروانه را با قید تاریخ مهر و امضا می نماید سپس اظهارنامه و اسناد پروانه تحویل متصدی دفتر ثبت اظهارنامه شده تا پس از ثبت شماره و تاریخ امضای پروانه و اطلاعات تکمیلی پیش بینی شده در آن دفتر، پروانه را با اخذ رسید تحویل صاحب کالا یا نماینده قانونی او داده و اظهارنامه و اسناد ضمیمه را تحویل واحد نگهداری می نماید. البته از سال ۹۴ و ۹۵ این فرایند های ترخیص کالا توسط گمرک به صورت الکترونیکی و اینترنتی در سامانه جامع امور گمرکی انجام می شود.